Die Verwendung einer guten Warenwirtschaftssoftware erleichtert das Betreiben eines Onlineshops und sorgt für eine bessere und zuverlässige Übersicht und Auswertung der Aktivitäten.
Neben Funktionen wie dem Einkauf und Verkauf, helfen gute Softwareprogramme zur Warenwirtschaft auch beim Controlling und der Organisation eines Shops. Je nach Ausführung eignen sich Warenwirtschaftssysteme bereits für kleine Onlineshops und erleichtern die täglichen Aufgaben bei gleichzeitig guter Organisation von Verwaltung, Planung und Versand.

 

Softwarelösungen für die Warenwirtschaft

Wer beispielsweise einen Onlineshop betreibt, der bemerkt schnell, dass dies viele Aufgaben umfasst. Das Erfassen und Verwalten von Kundendaten, die Planung des Einkaufs und Ausführung von Bestellungen sind nur wenige Aufgaben. Hinzu kommen Lagerhaltung und Steuerthemen, die mit viel Aufwand zu erfassen sind und am Ende des Geschäftsjahres zusammengestellt werden müssen. Ein Warenwirtschaftssystem bietet die Rundum-Lösung für einen Online Shop und übernimmt alle Aufgaben, die rund um den Handel anfallen.

Was leistet ein Warenwirtschaftssystem?

Eine gute Software zur Organisation der Waren und Vorgänge umfasst bis zu fünf Aufgabenbereiche. Dazu gehören Aufgaben rund um den Einkauf und Verkauf ebenso wie der Wareneingang und Warenausgang. Damit stets genug und nicht zu viel Waren auf Lager sind, verwalten gute Softwarelösungen ebenfalls das Lager und den Kundenstamm, so dass ein Online Shop bestens organisiert ist und mit zunehmenden Vorgängen keiner die Kontrolle verliert. Doch was genau umfasst die einzelnen Funktionsbereiche?

Der Bereich Einkauf:

Die Software ermöglicht die Verwaltung des gesamten Bestellwesens. Durch ein Plug-In ist diese mit dem Shop direkt verbunden und alle Daten gehen hier ein. Disposition und auch Reklamationen erreichen somit über den Bereich Einkauf den Administrator des Shops und können direkt im System bearbeitet und gespeichert werden, so dass man diese nachhalten kann. Auch eine Angebotsverwaltung und die Anlage von Produkten mit ihren Beschreibungen und Eigenschaften kann hier getätigt werden.

Der Bereich Verkauf:

In diesem Softwarebereich werden Kundendaten gespeichert und alle Aktionen verwaltet. Diese umfassen besondere Aktionen im Shop, Verkäuferinformationen, Preise und die Bearbeitung von Retouren. Hier werden alle Aktionen, die direkt mit dem Verkaufen und dem Kontakt zum Kunden zu tun haben verwaltet und kontrolliert, so dass man stets den vollen Überblick behält und auch zu einem späteren Vorgang Fälle nochmals rekonstruieren und nachhalten kann.

Der Bereich Lagerwirtschaft:

Warenwirtschaftssysteme übernehmen die Kontrolle des Lagerbestands und sorgen somit für eine frühzeitige Nachbestellung oder Warnung, wenn Waren nicht abgesetzt werden und kein Warenumschlag stattfindet. Lagerplatz und Mengen können hierüber verwaltet und kontrolliert werden und ermöglichen neben der effizienten Lagernutzung und richtigen Warenprozessen zudem eine vereinfachte Inventur.

Der Bereich Wareneingang:

Hier werden Produktlieferungen verwaltet und registriert, so dass die neu eingetroffenen Produkte auch im Warenwirtschaftssystem hinterlegt sind und ersichtlich ist, in welchen Abständen Waren bestellt worden sind. Dies ist für Online Shops besonders hilfreich, wenn es um verderbliche Produkte geht, um zu wissen, seit wann diese auf Lager sind. Zudem finden hier eine automatische Rechnungsprüfung sowie ein Preisvergleich statt. Auch die Warenannahme und Lieferanten können hier gespeichert werden, so dass man diese Daten stets in seinem PC schnell abrufen kann und automatische Nachbestellungen generieren kann.

Der Bereich Warenausgang:

Die Auftragsbearbeitung und Kommissionierung von Shops und Ware werden hier verwaltet und können aus diesem Softwarebereich hinaus kontrolliert werden. Auch der Versand der Ware und der Druck von Etiketten für diesen etwa geschehen hier auf Wunsch ganz automatisch und tragen somit zu einer guten Arbeitsvereinfachung für den Shop-Besitzer bei.
Neben den fünf Kernfunktionen der Warenwirtschaftssoftware bietet das System auch zahlreiche Funktionen zur Auswertung und Ermittlung von Daten bei. So unterstützen die Systeme unter anderem eine Auswertung in Excel, um die Shop Entwicklung darzustellen oder grafische Darstellung der vertriebenen Produkte zu erstellen, um die Hauptabsatzträger festzustellen.
Darüber hinaus sind das Kundenmanagement von großer Bedeutung, da Kundenstammdaten hier samt Bestellhistorie und sonstiger Datei einfach gespeichert und somit wieder abrufbar sind.
Und sicherlich ein ganz besonderer Vorteil sind die Funktionen, die die Finanzbuchhaltung unterstützen und somit auch dazu beitragen, dass Geschäftsabschluss und Einnahmen-Überschuss-Rechnungen schnell extrahiert werden können und bei der Steuererklärung im nu zur Verfügung stehen.

Die Vorteile für den Onlineshop

Ein gutes Warenwirtschaftssystem unterstützt im Alltag bei allen Themen rund um den Online Shop und kann sich bereits für kleine Unternehmen rentieren. Sind alle Daten erst einmal eingepflegt und das System mit dem Shop verknüpft, ermitteln zahlreiche Funktionen wichtige Auswertungen und senden automatische Erinnerungen und Warnungen, um den Shop stets im Griff zu haben. Mit geringem Aufwand und überschaubaren Kosten steht dem Shop ein „Enterprise Ressource Programm“ zur Verfügung, dass die Unternehmensprozesse effizient macht und effektiv steuert, so dass sich maximale Ergebnisse einstellen und der Shop Erfolg bestens gesteuert werden kann. Ein effizientes Customer Relation Management sorgt zudem dafür, dass kleine Unternehmen Kundengeburtstage speichern können oder deren besonderen Vorlieben, um diesen individuellen Newsletters oder persönliche Grüße zu besonderen Anlässen senden. Geschäftsprozesse, Kapital, Waren und Produkte sind somit in einem System erfasst und auch die Lagerhaltung um vieles vereinfacht.

Die Warenwirtschaftssysteme sind so konzipiert, dass sie gekonnt durch das Programm führen und den Vorgang etwa des Anlegens von Kundendaten, Stammdaten generell oder Produkten stark vereinfacht sind und fast automatisch funktionieren. Besonders kleine Shops, die aus der Liebe zu einem Hobby entstanden sind, sind oftmals mit Warenwirtschaftssoftware auf der sicheren Seite. Ob Steuer oder Jahresabschluss, die Software übernimmt die Warenwirtschaft, so dass ausreichend Zeit für gute Shop-Ideen und das Marketing bleibt. Die Automatisierung sorgt für eine schnelle Bearbeitung von Vorgängen, Bestellungen und auch Reklamationen und steigert die „Efficient Consumer Respond Time“, was wiederum zu zufriedenen Kunden führt und einen kleinen Shop wettbewerbsfähig macht.

Die Top Funktionen für kleine Unternehmen in der Zusammenfassung

Warensteuerung, Verkauf und Controlling geschehen aus einem System heraus, so dass Synergien genutzt werden. Nachbestellungen geschehen automatisch und sorgen dafür, dass die Kunden nicht auf Ware warten müssen und aus diesem Grund woanders bestellen. Steuerübersichten und wichtige Daten können dank integrierter Finanzbuchhaltung mit wenigen Befehlen abgerufen und in Excel oder andere Programme extrahiert werden. Daten werden gespeichert und somit Kunden angelegt, was zu einer besseren Kundenbindung und der Ermöglichung von individuellen Kaufgruppen-Angeboten beiträgt.

Warenwirtschaftssysteme lassen selbst kleine Shops ganz groß aussehen und sind eine Investition, die im täglichen Geschäft unterstützt, steuert und kontrolliert.

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